Depuis 2015
Une plateforme immobilière qui trie les candidatures locatives toute seule
Des agences noyées sous les dossiers incomplets. Un assistant qui réclame les pièces manquantes, calcule le taux d'effort et ne transmet que les dossiers complets.
candidatures locatives passées par l'assistant
relances de pièces manquantes envoyées automatiquement
dossiers transmis complets à l'agent, sans allers-retours
Le contexte
Une agence qui publie une annonce reçoit des dizaines de candidatures, dont la majorité arrive incomplète : il manque une fiche de paie, un avis d'imposition, la caution. Chaque dossier demande alors un aller-retour par e-mail, et le temps passé à réclamer des pièces est du temps qui n'est pas passé à louer. FlatBay est la plateforme qui fait tourner l'activité de plusieurs agences : diffusion des annonces, réception des candidatures, suivi des dossiers, et tout le back-office qui va avec.
Le flux, en mouvement
Des candidatures triées avant d'arriver sur le bureau de l'agent
L'assistant collecte les pièces, relance ce qui manque, calcule le taux d'effort et applique les critères de l'agence. L'agent ne reçoit que les dossiers complets et conformes.
- Pièce d'identité
- Trois derniers bulletins de salaire
- Justificatif de domicile
- Avis d'imposition
Relance automatique envoyée au candidat, puis à J+3, J+6, J+10 — l'écart grandit à chaque fois, personne n'a à y penser.
Taux d'effort
780 € / 2 500 € — loyer charges comprises rapporté aux revenus du foyer
seuil de l'agence 33 %
Dossier incomplet
Relances automatiques tant qu'une pièce manque, sans jamais mobiliser l'agence.
Hors critères
Refus automatique, avec le motif exact envoyé au candidat plutôt qu'un silence.
Dossier conforme
Transmis à l'agent immobilier, pièces vérifiées et taux d'effort déjà calculé.
Aucune IA ici : ce sont les critères de l'agence — seuils de taux d'effort, garants, situations acceptées — appliqués à la lettre, sur chaque dossier, à toute heure.
Ce que nous avons fait
- Un assistant de candidature qui coche les pièces reçues, identifie ce qui manque, et relance le candidat selon un calendrier — un jour, trois jours, six jours, dix jours — jusqu'à complétude ou abandon.
- Le calcul automatique du taux d'effort face au seuil de chaque agence, qui n'est pas le même partout : le dossier est transmis, refusé avec un motif, ou relancé.
- Les imports depuis les portails et les logiciels du secteur, avec journal des échanges et reprise après interruption — un flux qui s'arrête déclenche une alerte au lieu de se taire.
- Le multi-agences : chaque agence a son domaine, sa charte et ses réglages, sur une seule application. La cloison entre les données de deux agences est vérifiée par des tests automatiques.
- L'hébergement, les déploiements et la supervision, y compris les traitements de nuit — imports, relances, envois — dont l'arrêt ne provoque aucune erreur visible.
- La délivrabilité des e-mails : authentification du domaine, séparation des envois, et un écran qui montre le contenu exact reçu par chaque destinataire.
Ce que ça a changé
- Les agents ne voient que des dossiers complets. Le travail de réclamation des pièces, qui occupait des heures par semaine et par agence, ne remonte plus jusqu'à eux.
- Le candidat sait où il en est sans appeler : il reçoit la liste de ce qui manque, et une relance s'il oublie.
- Le flux est déterministe et traçable de bout en bout. Ce n'est pas une décision opaque : chaque refus porte son motif, et le seuil appliqué est celui que l'agence a réglé.
- La plateforme tourne depuis dix ans et continue d'évoluer, avec les mêmes personnes qui l'ont construite.
Les prestations mobilisées
Cette mission a mis en jeu ces expertises. Chacune a sa page, avec sa méthode et ses livrables.
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